Ezek programok a hagyományos, kézzel vezetett könyveléshez képest sokkal több részre bontott nyilvántartást tesznek lehetővé.
A könyvelés egy saját rovatszám rendszerre történik, melynek felépítése az eredeti nyomtatványokon alapul, de kissé hasonlít a kettős könyvelésre is.
A Pénztárkönyv program is a Naplófőkönyvhöz hasonlóan kezeli a bankszámlá(ka)t.
A fő rovatszámok a kézi könyvelés felosztását követik, de 3..5 számjegyig tovább bonthatók:
| Naplófőkönyv | Pénztárkönyv | ||
| 1 | Bankszámlák | 1 | Bankszámlák |
| 2 | Pénztárak | 2 | Pénztárak |
| 31 | Adóköteles bevételek | 31 | Adóköteles bevételek |
| 32 | Nem adóalap bevételek | 32 | Nem adóalap bevételek |
| 33 | Fizetendő ÁFA | 33 | Fizetendő ÁFA |
| 3 | Bevételek összesen | 3 | Bevételek összesen |
| 41 | Anyagjellegű ráfordítások | 41 | Anyag- és árubeszerzés |
| 42 | Személyi jellegű kiadások | 42 | Alkalmazotti bér és közterhei |
| 43 | Egyéb ráfordítások | 43 | Egyéb költségek |
| 44 | Pénzügyi, rendkívüli ráfordítások | 44 | Közvetített szolgáltatások |
| 45 | Beruházások (nem költség) | 45 | Beruházások (nem költség) |
| 46 | Egyéb nem adóalap kiadások | 46 | Egyéb nem adóalap kiadások |
| 47 | Levonható ÁFA | 47 | Levonható ÁFA |
| 4 | Kiadások összesen | 48 | Vállalkozói jövedelem kivét |
| 51..53 | Követelések (3 oszloppár szerint) | 4 | Kiadások összesen |
| 5 | Követelések összesen | ||
| 61..63 | Kötelezettségek (3 oszloppár szerint) | ||
| 6 | Kötelezettségek összesen | (a dőltbetűs rovatok a kézi könyvelésben nincsenek) | |
| 7 | Pénzügyi eredmény | ||
| 8 | Jegyzett tőke | ||
A programhoz adunk egy alap rovatszám rendszert. Ezt a felhasználó néhány megkötéssel a saját elképzelései szerint átalakíthatja, bővítheti. Lehetőség van az egyes könyvelt cégek sajátosságai szerinti egyéni, vagy minden cég részére közös rovatszám rendszer kialakítására.
Az ÁFA kiszámításához a normál ÁFA kulcsokon kívül bármilyen speciális kulcsot megadhatunk. A számolás kérhető előre és visszafelé is. Minden sornál az ÁFA bevallás adatai külön nyilvántartásba kerülnek, ezekből a program tetszés szerinti időszakra részletes kimutatást készít, vagy összesítve megadja a bevalláshoz szükséges adatokat. Kezeli azokat az eseteket, amikor a sor dátuma és az ÁFA elszámolása nem esik egybe (pl. átutalásos számlák), a teljes bevallást göngyölített kerekítéssel és ezt át is küldi az APEH nyomtatványkitöltő programjába (ABEV).
Egy könyvelt sorban az alábbi adatok szerepelnek:
- Sorszám (hónaponként 1-től)
- Dátum (a program a sorokat dátum szerint rendezi !)
- Bizonylatszám (12 karakter, a hónapon belüli azonos bizonylatszám esetén a program figyelmeztet)
- Szöveg (50 karakter, ha nem adunk meg szöveget, az első rovat nevét írja be)
- Könyvelési tételek (rovatszám és Ft összeg, a sorban a tételek száma nincs korlátozva)
- ÁFA bevallási adatok (65 bevallás sorszáma, adóalap, ÁFA)
- Egyéb elszámolások adatai (kód és összeg, tagonkénti, munkánkénti, stb. gyűjtésekhez)
- Egyéb, technikai kódok
Egyszerű sor beadása
- A könyvelési tételek beadásakor először menüből kiválasztjuk a rovatszámot (lehet a számot közvetlenül is beírni, kerestetni szöveg vagy szám szerint, stb.), beírjuk az összeget.
- A program a választott módon kiszámítja az ÁFA összegét és lekönyvelésével egyidejűleg az ÁFA(65) bevallás sorához rendeli az adóalapot és az Áfát.
- Minden összeg, rovatszám, bevallás utólag külön-külön is megváltoztatható. A beadások sorrendje tetszőleges, ugyanaz a rovat, bevallási sor többször is szerepelhet. A program tárolás előtt ezeket összevonja és rendezi, ellenőrzi a sor egyenlegét, figyelmeztet a bevallási adatok esetleges hibáira.
- Ha gyakran fordul elő hasonló tételek könyvelése, akkor a sorbeadást tárolhatjuk 'mintaként' is. Ha ezután a minta szerinti sorbeadást kérjük, a rovatszámok automatikusan követik egymást, a beadás nagyon leegyszerűsödik.
Átutalásos számla kiegyenlítése
A kiegyenlítetlen számlák listájáról kiválasztjuk a számlát, beírjuk az összeget. A számla adatai automatikusan bekerülnek a könyvelésbe, a kiegyenlítési adatok pedig a számlanyilvántartásba.
Lekönyvelt sorok javítása
Ha nincs lezárva a könyvelés, a lekönyvelt sorok törlése, átírása, újabb sor beszúrása egyszerűen elvégezhető. Rovatszámok, Áfa bevallási hivatkozások sorozatban is átírathatók. Az évnyitó tételek is módosíthatók. Az egyenlegeket a program mindig átszámolja.
Nyomtatás kérhető bármilyen időszakra. A listákat a programok PDF formátumban állítják elő. Az előállított fálj egy PDF olvasó program (pl.: Adobe Reader) használatával válik megtekinthetővé. Innen nyomtathatjuk a dokumentumot, amennyiben papír formátumban van rá szükségünk, de el is menthetjük tetszőleges helyre a gépünkön, sőt akár e-mail-hez csatolva rögtön el is küldhetjüt azt.
- Könyvelés nyomtatása soronként: választható részletességgel írja ki a sorok adatait.
- Rovat összesítő nyomtatása: a kívánt időszak és az év elejétől halmozott forgalom rovatonként.
- Kérhető a rovatpárok egyenlegeivel, csak kijelölt rovatokra, főbb rovatokhoz gyűjtve is.
- A fenti nyomtatások kérhetők a kézi könyvelés szerinti felosztásban is, így egyszerűen átírható oda.
- A4-es nyomtatásnál a nyomtatási kép nem azonos a nyomtatvánnyal, de az adatok annak megfelelőek.
- Az ÁFA bevallás adatai kinyomtathatók a könyveléssel együtt soronként, külön kimutatásként és bevallás jellegűen összesítve.
- Az egyéb elszámolások adatai összesítésként vagy a könyvelt sorokkal együtt nyomtathatók ki.
- Nyomtatható pénztárbizonylat (utólag) és pénzforgalmi jelentés is.
Egyéb funkciók
- Sorok keresése, összesítés dátum, bizonylatszám vagy szövegrészlet, rovatszám, összeg, ÁFA bevallási sor, egyéb elszámolás szerint.
- Egy cég éves könyvelési adatainak lemezre mentése, visszatöltése.
- Beépített számológép, öröknaptár, rendszer információk.