Új funkció vált elérhetővé a NAV számlák listája menüpontban. A rendszeresen előforduló, ismétlődő számlák könyvelését ezentúl csoportosan is elvégezheti úgy, hogy ehhez nem kell könyvelési szabályokat rögzítenie a programban. Működése egyszerű és könnyen szabályozható.
A megszokott módon, a könyvelési program főmenüjében elérhető NAV számlák listája menüpontban válassza ki, hogy szállító vagy vevő számlákkal szeretne foglalkozni. A képernyőn megjelenő kérdésre adott válaszával döntse el, hogy a korábban lekérdezett számlákat szeretné most könyvelni, vagy kérdezze le a program az új számlákat is a NAV-tól.
A bekérő ablakban tudja szűkíteni vagy bővíteni azon számlák körét, amiket most könyvelni szeretne, a lista kimenete maradjon: Képernyőre.
A listázandó számlákat fizetési mód szerint is lehet kérni, érdemes így tenni, tehát külön listáztatni a készpénzes, utalásos stb. számlákat, hogyha a készpénzes és az utalásos számlák máshogy könyvelődnek, mert pl. a készpénzest nem vezetik át a szállítón.
A képernyőn megjelennek a beállításoknak megfelelő számlák. A csoportos könyveléshez nyomja meg az F11-es funkció billenytűt és az INSERT vagy +/- gombokkal jelölje ki azokat a számlákat amit szeretne lekönyvelni. A kijelölt számlák előtt ">" jel jelenik meg. Az INS gomb egy számlát jelöl ki, a + (plusz) jel az összes látható számlát jelöli ki, a - (mínusz) jel pedig eltüntetni az összes kijelölést.
A könyvelést a számlák kiválasztása után az ENTER billentyűvel tudja elindítani. Az automatikus könyvelés megkezdése előtt egy felugró ablakban összesíti a program a könyvelésre váró számlák számát és megerősítést vár a folyamat elindításához.
Fontos tudni, hogy a folyamat elindulása előtt a program a háttérben automatikus mentést készít az adatállományról, ezért hogyha valamit nagyon elrontunk az automata könyveléssel, akkor is vissza lehet állni az adatbázis előző, még nem elrontott állapotára.
A könyvelés végén megjelenő ablakban összesíti a program az elvégzett könyvelés adatait és felhívja a figyelemet a további lehetőségekre.
Szállító számla automata könyvelése
Szállító számlákat kétféle módon lehet automatikusan könyveltetni. A két mód között a számlák kiválasztása után, az ENTER megnyomása után lehet választani.
Az egyik mód a minta szerinti könyvelés, amikor mi adhatjuk meg, hogy a kiválasztott számlákat a program hova kontírozza.
A másik mód a teljesen automata könyvelés, amikor a számla könyvelésekor mintának veszi a program az adott szállítótól, adott áfával és adott fizetési móddal lekönyvelt előző számláját. Ha nem talál a program olyan számlát, amit mintának tudna használni, akkor a számlát a program kihagyja a könyvelésből és benne marad a listában le nem könyvelt státusszal.
Ilyen esetben -tipikusan pl. év elején- keresse meg a szállító első számláját és arra ENTER-t nyomva kontírozza ki a számlát, majd ismételje meg a csoportos könyvelést.
Vevő számla automatikus könyvelése
Vevő számlák esetén mintának veszi a program az adott vevőnek kiállított számlát, adott áfával és fizetési móddal, illetve, ha ilyet nem talál, akkor bármely vevőnek hasonló áfával és fizetési móddal készült korábban már lekönyvelt számlát.
Ha nem talál a program olyan számlát, amit mintának tudna használni, akkor kihagyja a könyvelésből és benne marad a listában le nem könyvelt státusszal.
Ilyen esetben -tipikusan pl. év elején- keresse meg a szállító első számláját és arra ENTER-t nyomva kontírozza ki a számlát, majd ismételje meg a csoportos könyvelést.
Mit tegyünk, hogyha véletlenül sok számlát rosszul könyveltünk le
Ebben az esetben lépjünk ki a programból és lépjünk be újra, de a cégválasztó ablakban a cég nevére állva ne ENTER-t, hanem F5-öt nyomjunk. Ekkor feljön egy lista, ahol ki tudja választani az adatbázis előző, (hibás könyvelés előtti) állapotát és ezt be tudja újra tölteni.